AJP : une gestion à 360° avec Athénéo ERP

Les bénéfices d'Athénéo ERP : la satisfaction de nos clients à qui nous apportons une meilleure réactivité, et celle de nos collaborateurs qui bénéficient d'un outil plus performant et créateur de synergies entre les différents services.

Antoine Le Sann

Directeur des opérations chez AJP

La société AJP, qui commercialise à la fois des solutions d’impression, de consommables et des solutions informatiques, a choisi Mismo et son ERP Athénéo pour élargir le périmètre de gestion de son organisation et étendre l’utilisation de la solution aux 70 collaborateurs d’AJP.

  • Chiffre d’affaires : 21 millions d’euros, partenaire de 5000 professionnels
  • Localisation : Rennes, Saint-Brieuc, Brest, Laval

 

AJP en quelques mots

Nous sommes revendeurs de produits et de services informatiques et bureautiques dans la région Bretagne et Mayenne. Nous sommes distributeurs de trois enseignes.

Sur la partie bureautique nous portons l’enseigne Xerox concessionnaire, sur la partie informatique nous sommes Microsoft Partner et sur la partie fournitures bureau Calipage. Nous revendiquons l’association de ces trois métiers, et être un acteur unique pour proposer une gestion globale du document auprès de nos clients.

Pourquoi avoir choisi l’intégration d’un ERP ?

AJP s’est créée en 1991 avec 3 salariés, en 2000 il y a eu l’acquisition de la distribution sur les côtes d’Armor sur AJP 22, en 2002 la distribution sur le Finistère et en 2010 sur la Mayenne. En 2010, nous nous sommes retrouvés avec un système d’information assez hétérogène puisque nous avions un CRM pour la partie commerciale, et plus de 6 gestions commerciales sur les différentes agences. Est venu se greffer, le besoin d’avoir un outil de ticketing pour pouvoir gérer le SAV chez nos clients. Nous avons commencé à faire un état des lieux de notre système d’information existant et c’était assez inquiétant.

Pour communiquer sur les différents services, on s’appuyait sur beaucoup d’emailing en interne, d’emails et de fichier Excel. A partir de là, on s’est dit qu’il fallait repartir sur une réflexion d’ensemble avec l’intégration d’un ERP . Nous avons commencé à regarder sur le marché et nous avons sollicité 5 éditeurs pour mettre en place notre projet.

Pourquoi avoir choisi Mismo ?

Le choix de Mismo a été assez évident et naturel pour nous au regard du comité que l’on a formé car nous avions deux critères importants. La capacité du produit ERP et la capacité du partenaire.

Ce qui nous a séduit, c’est la puissance et la souplesse de l’outil par rapport à ce qu’on avait déjà en interne et ce qu’on a pu voir à travers notre audit auprès des autres éditeurs.

Nous portions une attention également sur la capacité à mettre en place ce type de logiciel, en œuvrant sur du travail collaboratif interservices et également sur l’espace documentaire. Nous travaillons « dans le document », et nous sommes confronter à des problématiques de dématérialisations entre autre auprès de nos clients, le module d’archivage documentaire était pour nous essentiel et vraiment adapté.

Comment ce projet ERP s’est-il construit ?

Nous avons choisi la suite Athénéo ERP, cela nous a demandé une bonne année de préparation. Nous avons fait le choixi d’avoir deux chefs de projet, un sur la mise en place du projet, avec notre responsable informatique comme chef de projet technique, et un chef de projet fonctionnel, j’ai eu cette tache là. Et nous avons intégré sept responsables métiers au comité de pilotage interne.

En parallèle, Mismo a confié le pilotage du projet à un chef de projet Athénéo qui était le seul point d’entrée, il nous a accompagné du début jusqu’à la fin. Nous avons travaillé ensemble sur un cahier des charges pour partir ensuite en production. Nous avons également fait le choix de prendre des journées d’accompagnement, en fonction des problématiques qui nous ont été préconisés. Aujourd’hui, on tourne en moyenne depuis quatre ans entre une journée voir deux journées par mois d’accompagnement pour développer et optimiser les processus.

Quels sont les bénéfices d’un tel projet ?

La satisfaction de nos clients à qui nous apportons une meilleure réactivité, et celle de nos collaborateurs qui bénéficient d’un outil plus performant et qui créé énormément de synergies entre les différents services.

Chez AJP, nous avons choisi de travailler sur l’expérience utilisateur, nous avons décidé de personnaliser complètement chaque portail, chaque interface par groupe d’utilisateurs et même à l’utilisateur, puisque a des besoins différents. Plutôt que d’avoir quelque chose de très standard et de modéliser, nous on a pris le parti d’aller vraiment affiner le portail utilisateur pour qu’il adhère au projet, à l’utilisation et je pense que cela fait partie des clés de succès de la réussite du projet.

Un mot pour Mismo ?

Mismo, c’est un véritable partenaire et c’est nécessaire puisque quand vous mettez en place un ERP, vous mettez tous vos œufs dans le même panier. Il faut une relation de confiance extrême avec votre fournisseur et je pense que nous avons su trouver en Mismo, un partenaire pour nous accompagner dans ce projet. Nous avons 5 ans de vision de développement sur différents projets, un projet dont je peux vous parler, c’est la portabilité d’Athénéo ERP dans les différentes populations nomades, toute la partie CRM sur les outils smartphones et tablettes auprès des commerciaux mais également sur la partie livreur en dématérialisant tout ce qui est signature électronique, ou les bons de livraison par exemple. Pour la partie SAV sur toutes nos populations techniques nous avons vraiment amené la portabilité d’un ERP sur les différents modules et sur les outils nomades.

Nous avons d’autres projets mais je les garde secrets, je ne peux pas encore les dévoiler.